Artikkeli julkaistu alunperin johtajaltajohtajalle.fi
Millainen on yrityksenne esitysten, puheenvuorojenne pitämisen kulttuuri? Onko teillä totuttu käymään asioita läpi lukemalla hybridisti toteutetuissa palavereissa eri ammattilaisten kirjaamia PowerPoint-esityksiä Ylittyvätkö palavereiden aikataulut, ja jääkö asioiden ratkaisemiseen varatulle keskustelulle riittävästi aikaa? Kuinka paljon arvokkaimmat asiantuntijanne viettävät aikaansa viikkotasolla erilaisissa palavereissa? Tuskaileeko organisaationne työmäärän kanssa naputellen palavereissa tietokoneitaan samalla, kun kollegat pitävät puheita? Ovatko kamerat kiinni, kun asioita esitellään etänä?
Johtaja, oletko koskaan laskenut, miten kalliita puheenvuoroja organisaatiossanne pidetään? Tai arvioinut, mitä noilla puheenvuoroilla saavutetaan? Tässäpä esimerkkilaskelma:
20 asiantuntijaa käyttää päivittäin kaksi tuntia palavereihin, 30 muuta työntekijää osallistuu viikoittain viiden tunnin edestä kokouksiin, ja yhteenlaskettu valmistautumisaika puhujilla on viikossa vain 10 tuntia. Kokonaiskustannus on 18 000 euroa viikko, kun keskituntipalkaksi sivukuluineen on määritelty 50 euroa. Palavereissa vietetyt tunnit vähentävät tietenkin aikaa tehdä muita työtehtäviä. Kuulemani mukaan asiantuntijoilla ei ole aikaa valmistella esityksiään, ja sen vuoksi esitysten tukimateriaalit ovat usein täynnä tekstiä ja silputtuja faktoja eikä pääviestiä tai esityksen tavoitetta saa selville.
Vähentämällä kokouksiin käytettävää aikaa kolmasosaan edellisestä esimerkistä ja samalla kolminkertaistamalla puhujien valmistautumisaika viikoittaiset kustannukset saadaan tiputettua 7 333 euroon. Kun puheenvuorot valmistellaan huolellisesti, tavoitteellisesti eli ammattitaitoisesti ja asiat esitetään vaikuttavasti, palavereista tulee tuottavampia. Osallistujat saavat kuulla selkeämpiä viestejä, motivoivampia ja tavoitteellisempia esityksiä ja näin myös väärinymmärrysten määrä vähenee.
Johtaja, haluatko muuttaa yrityskulttuurianne esitysten ja puheiden pitämisen osalta? Tässä 5 keinoa muutokseen.
1. Ole erinomainen esimerkki vaikuttavana puhujana. Huolehdi, että sinulla on ollut aikaa ajatella mitä todella haluat puheellasi saada aikaan. Varmista, että viestiäsi tukee selkeä, tavoitettasi tukeva, visuaalisesti firman brändin mukaisesti toteutetut diat. Harjoittele esitys, puhu se puhelimesi nauhurille ja kuuntele: korostitko tärkeimpiä asioita, oliko viestisi selkeä? Amatöörit selittää, ammattilaiset toteaa – miten sait omasta mielestäsi kiteytettyä pääviestisi ja pysyitkö aikataulussa, joka puheelle on määritelty? Oletko taitava puhuja, vaikuttava esiintyjä? Jos vastauksesi on kyllä, onnittelut, silloin näytät loistavaa esimerkkiä työyhteisössäsi ja voit näin vaatia muiltakin erinomaisia puheenvuoroja ja esityksiä. Jos kuitenkin koet, että taidoissasi olisi parantamisen varaa sinun todellakin kannattaa satsata aikaa vaikuttavan esiintymisen taidon oppimiseen! Se tulee olemaan yksi arvokkaimmista taidoista urallasi!
2. Luo yritykseen selkeät pelisäännöt puheenvuorojen valmistelemiseen ja niiden pitämiseen. Korosta, että asiantuntijoiden tulee varata kalentereistaan aikaa ajattelemiselle ja esitysten valmistamiselle. Kiellä puheenvuorot, esitykset, joissa kuulija pakotetaan lukemaan ”kalvoja”. Ohjeista puheenvuorojen kestot minuutteina, unohda diojen määrät, sillä tärkeintä tulisi olla asiantuntijan viestin kirkkaus suhteessa käytettävään aikaan. Ja tietenkin lopulta mitä hyötyä puheenvuorosta, esityksestä oli kuulijoille. Mikä muuttui?
3. Mahdollista, että puhujilla on käytössään yrityksen brändiä kohottavat powerpoint-pohjat, riittävästi esitysten aiheita kirkastavia kuvia ja muuta materiaalia, jotka tukevat selkeiden tukimateriaalien tekemistä. Luettavaksi tarkoitettuja materiaaleja ei tule käyttää esityksen tukimateriaalina. Varmista, että puheenvuoroja pitävät osaavat käyttää sekä PowerPointia, että muita ohjelmia, joita he käyttävät esityksen valmistamisessa ja esiintyessään etänä. Hanki tarvittavat koulutukset henkilöille, jotka eivät vielä loista puheenvuorojen valmistelun tai esiintymisen taidoilla.
4. Huomioi julkisesti hyvin esitetty asia, loistavasti asiaa selkeyttävä dia sekä puhujan mielipide ja argumentti, joka saa sinut ja muut kuulijat pohtimaan. Anna kohottavaa ja kehittävää palautetta niistä asioista, joissa olet ammattilainen. Jätä esiintymistä käsittelevän palautteen antaminen esiintymistaidon ammattilaisille. Voit tehdä huomioita puhujan viestin sisällöistä ja kommentoida erinomaisia esitysdioja, muista kommenteista voi koitua enemmän haittaa kuin hyötyä. Olen kuullut lukuisia karmivia kokemuksia hyvää tarkoittavista palautteista, jotka ovat aiheuttaneet pitkään tuskaa tuottavia muistoja esiintymistilanteissa.
5. Ota tavoitteeksi puolittaa kaikki palavereihin käytetty aika, elleivät palaverit ole yritystoimintanne ytimessä. Vaikuttavat, hyvin pohditut ja valmistellut puheenvuorot sekä inspiroivat, viestiltään ja visuaalisuudeltaan selkeät esitykset mahdollistavat kustannustehokkaat palaverit ja inspiroituneen keskustelun.
Erinomaiset esitykset vähentävät väärinymmärryksiä ja lisäävät näin myös työhyvinvointia. Napakoiden esitysten myötä palaverit lyhenee ja työntekemiselle vapautuu enemmän aikaa. Puhetilanteita arvostava ja puhujia kannustava yrityskulttuuri tuottaa varmasti tulosta myös euroina. Puhujan kokema onnistuminen esiintymistilanteissa vahvistaa hänen itsetuntoaan ja näin hänen ammatillinen potentiaalinsa on mahdollista loistaa!
Niina Sainius
esiintymisvalmentaja, joka saa sinut ja esityksesi loistamaan
Niina Sainius on esiintymisvalmentaja, joka on kouluttanut vaikuttamisen taitoja sadoissa yrityksissä 2000-luvun alusta lähtien kymmenille tuhansille eri alan ammattilaisille. Hänen kirjaansa “Nyt on sinun vuorosi loistaa – Esiintymisen kielen opas”, sekä opetusvideoita ja verkkokurssejaan hyödynnetään esiintymistaitojen opetuksessa useissa oppilaitoksissa. Sainius on kehittänyt käytännönläheisen, eri ihmistyyppejä loistamaan ohjaavan Esiintymisen kieliTM -valmennusmenetelmän sekä Vaikuttavan esitysaineiston maagisen kaavanTM. Tutustu lisää www.esiintymisvalmennus.fi.
